숫자 차이만 보고 지우면 안 됩니다. 초대만 해 둔 자리, 나간 사람 자리, 외부 협업자 자리가 섞여 있습니다. 좌석마다 사용자와 담당 업무와 필요 여부를 적고, 자료를 옮길 곳을 정한 다음에 좌석을 손대야 합니다.
핵심 요약
팀용 서비스의 청구서는 좌석 수로 계산되지만, 그 좌석을 누가 쓰는지는 적혀 있지 않습니다.
좌석이 다섯이고 사람이 셋이어도 두 자리가 낭비는 아닙니다. 남는 자리는 지울 대상이 아니라 확인할 대상입니다.
사용자를 지우는 일과 청구되는 좌석을 줄이는 일은 다른 동작입니다. 줄인 금액이 언제부터 반영되는지도 따로 확인해야 합니다.
수 차이는 그 자체로 낭비가 아닙니다
청구서의 좌석 수와 지금 업무를 하는 사람 수가 다르면 그 차이를 바로 줄이고 싶어집니다. 그런데 남는 자리에는 성격이 다른 것들이 섞여 있습니다.
외부 협업자 — 직원 목록에는 없지만 진행 중인 작업에 들어와 있습니다. 필요한 좌석입니다.
대기 좌석 — 곧 들어올 사람을 위해 비워 둔 자리일 수 있습니다.
사용자 미상 — 언제부터 있었는지, 안에 무엇이 들어 있는지 모르는 자리입니다. 이 자리가 확인 대상입니다.
숫자만 보면 세 가지가 모두 「남는 자리」로 보입니다. 자리마다 열어 봐야 갈립니다.
좌석 관리표는 여섯 칸입니다
칸
적는 내용
좌석
관리자 화면의 좌석 번호나 계정
현재 사용자
사람 이름 대신 직책이나 역할로 적어도 됩니다
담당 업무
그 좌석으로 하는 일. 비어 있으면 확인 대상입니다
소유 자료
그 좌석에 남아 있는 파일과 연결된 작업
청구 반영일
좌석을 줄였을 때 금액이 바뀌는 시점
유지 여부
유지 · 확인 필요 · 감축 검토 가운데 하나
사용자를 지워도 좌석은 남습니다
계정을 정리하면 요금이 줄어든다고 생각하기 쉽지만, 두 가지는 다른 동작입니다. Microsoft 는 라이선스 문서에 「모든 라이선스가 현재 사용자에게 할당된 경우 구독에 대한 라이선스 수를 줄일 수 없습니다. 라이선스 수를 줄이려면 먼저 사용자로부터 하나 이상의 라이선스를 할당 취소한 다음 구독에서 라이선스를 제거합니다」라고 적어 두었습니다.
할당 해제 — 그 좌석에 걸린 사용자를 먼저 뗍니다.
좌석 수 줄이기 — 구독 화면에서 총 좌석 수를 다시 입력합니다. 이 단계까지 해야 청구가 바뀝니다.
반영일 확인 — 바뀐 금액이 어느 청구서부터 적용되는지 확인합니다.
반영 시점도 곧바로가 아닐 수 있습니다. 같은 문서에는 「MCA 청구 계정 유형이 있는 경우 라이선스 수를 줄이기 위해 7일이 있습니다. 해당 7일 기간 이후에 라이선스 수를 줄이면 구독 갱신 날짜 이후에 받은 첫 번째 청구서에 변경 내용이 표시됩니다」라고 적혀 있고, 「반복 청구가 켜져 있는 경우에만 라이선스를 제거할 수 있습니다」라는 조건도 함께 있습니다. 같은 서비스 안에서도 계약 형태에 따라 결과가 갈리므로, 쓰시는 서비스의 관리 화면에서 직접 확인하셔야 합니다.
오늘은 좌석 하나만 고릅니다
사용자를 모르는 좌석 하나를 골라 세 가지를 물어보시면 그 자리는 정리됩니다.
이 좌석을 지금 쓰는 사람이 있습니까?
이 좌석에 옮겨야 할 자료나 연결된 작업이 남아 있습니까?
좌석을 줄이면 어느 청구서부터 금액이 바뀝니까?
절감액은 계산하지 않았습니다. 좌석 단가와 계약 조건이 회사마다 달라서, 다른 곳의 금액을 그대로 가져오면 판단이 흐려집니다.
영상 자막 전문 (5개 장면)
팀원은 세 명인데 청구서는 다섯 자리
지금 이 도구로 업무를 하는 사람은 3명입니다. 그런데 청구서에는 5자리가 잡혀 있습니다. 나머지 두 자리는 누구의 자리입니까?
남는 두 자리는 성격이 다릅니다
숫자 차이만 보고 지우면 안 됩니다. 초대만 해 두고 안 들어온 자리와, 나간 사람 자리에 자료가 얽힌 경우가 섞여 있습니다.
좌석마다 세 가지를 옮깁니다
사용자와 담당 업무와 필요 여부입니다. 사용자를 모르는 좌석에는 확인 필요를 적습니다.
지운다고 요금이 바로 줄지는 않습니다
먼저 할당을 풀어야 좌석을 줄일 수 있고, 줄인 요금이 언제 반영되는지도 서비스마다 다릅니다.
오늘은 좌석 하나만 봅니다
누가 쓰는 자리인지, 그 자리에 누구 자료가 있는지. 자료를 옮길 곳부터 정한 다음에 손댑니다.
자주 묻는 질문
좌석 수와 사람 수가 다르면 바로 줄여도 되나요?
줄이기 전에 자리마다 열어 보시는 편이 좋습니다. 남는 자리에는 직원 목록에 없는 외부 협업자, 곧 들어올 사람을 위한 대기 좌석, 사용자를 모르는 좌석이 섞여 있습니다. 앞의 두 가지는 필요한 좌석이고 마지막 하나가 확인 대상입니다. 숫자만 보면 셋이 모두 같아 보이기 때문에, 좌석 관리표에 현재 사용자와 담당 업무를 적어 성격부터 갈라 두시기 바랍니다.
사용자를 삭제하면 요금이 줄어드나요?
대개 줄어들지 않습니다. 사용자를 지우는 일과 청구되는 좌석 수를 줄이는 일은 다른 동작이기 때문입니다. Microsoft 는 모든 라이선스가 사용자에게 할당된 상태에서는 라이선스 수를 줄일 수 없고, 먼저 할당을 취소한 다음 구독에서 라이선스를 제거해야 한다고 적어 두었습니다. 계정만 정리하고 좌석 수를 그대로 두면 청구서는 바뀌지 않습니다.
좌석을 줄이면 언제부터 요금이 바뀌나요?
곧바로가 아닐 수 있습니다. 인용한 문서에는 일정 기간이 지난 뒤에 좌석을 줄이면 구독 갱신일 이후 첫 청구서에 변경 내용이 나타난다고 적혀 있고, 반복 청구가 켜져 있어야 라이선스를 제거할 수 있다는 조건도 함께 있습니다. 그래서 관리표에 청구 반영일 칸을 두었습니다. 줄이기 전에 관리 화면에서 반영 시점을 확인하시고, 그 날짜를 표에 적어 두시기 바랍니다.
좌석을 비우면 그 안의 자료는 어떻게 되나요?
서비스마다 다르므로 비우기 전에 확인하셔야 합니다. 좌석에 걸린 계정이 소유한 파일과, 그 계정으로 연결해 둔 자동화나 공유 링크가 함께 끊길 수 있습니다. 관리표의 소유 자료 칸을 채우는 이유가 여기에 있습니다. 옮길 자료의 목록을 먼저 받아 두시고, 옮기거나 소유권을 넘긴 다음에 좌석을 줄이시기 바랍니다.
비용을 보려면 먼저 무엇이 포함인지 봐야 합니다
더블루캔버스의 모의견적은 조건을 고르시면 포함 항목과 예상 금액을 화면에 그대로 보여 드립니다.
