부재 안내에는 다음 영업일과 시각을 적습니다

「확인 후 답변드리겠습니다」에 빠져 있는 것

영업을 마친 뒤에도 채팅 문의는 들어옵니다. 밤 열 시에 온 문의를 지금 처리하지 못하는 것은 문제가 아닙니다. 언제 답할지가 적히지 않은 것이 문제입니다.

자동으로 나가는 부재 안내를 열어 보시면 대개 세 가지가 빠져 있습니다.

• 다음 영업일이 없습니다. 고객은 달력을 보고 짐작해야 합니다.
• 답변 시각이 없습니다. 아침인지 저녁인지 알 수 없습니다.
• 휴무가 반영되어 있지 않습니다. 쉬는 날이 끼면 안내가 그대로 틀립니다.

이 글과 영상에 나오는 채팅과 달력은 설명을 위해 만들어 낸 예시입니다. 날짜와 요일의 순서만 실제 달력에 맞췄습니다.

「내일」은 주마다 뜻이 달라집니다

가장 흔한 보완이 「내일 답변드리겠습니다」입니다. 평일 밤이라면 맞는 말입니다. 문제는 쉬는 날이 끼는 주입니다.

「내일 답변드립니다」라고 적었지만 그 내일은 토요일이고 그날은 문을 열지 않습니다. 실제 답은 사흘 뒤에 나가고, 그 사이 고객은 답이 오지 않는 이유를 알지 못합니다. 임시 휴무가 하루 더 끼면 나흘 뒤가 됩니다.

날짜와 시각으로 적으면 뜻이 하나로 남습니다

순서는 두 단계입니다. 먼저 달력에서 다음 영업일을 고르고, 그 값을 문장에 그대로 옮깁니다.

1. 다음 영업일을 고릅니다. 위 예시라면 3월 15일 월요일입니다.
2. 지킬 수 있는 시각을 정합니다. 오전에 확인이 끝나지 않는 업무라면 낮 12시처럼 여유를 두십시오. 이르게 적고 못 지키면 두 번 실망시킵니다.
3. 두 값을 문장에 넣습니다. 「3월 15일 월요일 오전 11시까지」가 됩니다.

복사해서 쓰시는 부재 안내

지금은 상담 업무가 종료되었습니다.
보내주신 문의는 다음 영업일인 [날짜] [시각]까지 답변드리겠습니다.
확인에 시간이 더 필요한 경우에도 해당 시각까지 진행 상황을 알려드리겠습니다.

셋째 문장을 빼지 마시기 바랍니다. 둘째 문장만 두면 그 시각까지 답을 완성하겠다는 약속이 되고, 확인이 길어지면 약속을 어긴 것이 됩니다. 셋째 문장이 있으면 「그 시각까지 상황은 알린다」로 범위가 좁혀져서 지킬 수 있는 약속이 됩니다.

「빠른 시일 내」나 「최대한 빨리」는 쓰지 않으시는 편이 낫습니다. 고객이 기다릴 시간을 계산할 수 없는 표현입니다.

주간이 달라져도 문장은 그대로입니다

바뀐 것은 날짜와 시각 두 자리뿐입니다. 안내문은 한 벌만 두시고 그 두 자리만 갈아 끼우시면 됩니다.

도구가 해 주는 것과 사람이 해야 하는 것

자동 안내를 켜 두었다고 휴무까지 반영되지는 않습니다. 카카오 비즈니스 공식 가이드의 채팅 항목을 열어 확인해 보면 이렇게 적혀 있습니다.

• 채팅 가능 시간은 요일별로 시간 설정이 가능합니다.
• 채팅 가능 시간은 한국시간 기준입니다.
• 채팅 불가능 시간대에 말을 건 사용자에게 보낼 메시지를 따로 설정할 수 있고, 직접 입력할 때는 채팅 가능 요일과 시간 정보를 포함하라고 안내합니다.

다만 특정 날짜를 쉬는 설정에 대한 안내는 그 문서에서 찾지 못했습니다. 요일까지는 도구가 맡고, 임시 휴무와 연휴는 사람이 안내문을 고쳐야 한다는 뜻입니다.

오늘 할 일은 하나입니다. 지금 쓰시는 부재 안내를 열어 다음 답변 날짜와 시각을 넣어 보시고, 다음 휴무를 정하시는 날 이 안내문을 함께 여시기 바랍니다.