「최종_진짜최종」이 둘이면 어느 쪽을 보내나요
영상은 「최종_진짜최종, 어느 파일인가요?」라는 질문으로 시작합니다. 파일을 고칠 때마다 이름 뒤에 단어를 덧붙이다 보면, 폴더에 비슷한 이름이 여럿 쌓입니다. 이름만 봐서는 언제 만든 것인지, 검토가 끝났는지, 지금 보내도 되는지 알 수 없게 됩니다.
그래서 영상은 이름을 더 길게 붙이는 대신, 이름에 어떤 정보를 넣을지를 먼저 정하자고 제안합니다.
이름에 넣을 네 가지
영상 화면에는 이름에 넣을 항목이 세 줄로 적혀 있고, 첫 줄이 날짜와 업무 이름 두 가지를 함께 가리킵니다. 풀어 쓰면 네 가지입니다.
| 넣을 정보 | 화면에 적힌 말 | 이름에서의 모습 |
|---|---|---|
| 날짜 | 날짜 · 업무 이름 | 20261004 |
| 업무 이름 | 날짜 · 업무 이름 | 견적서 |
| 버전 번호 | 버전 번호 | v03 |
| 상태 | 검토·승인 등 상태 | 검토중 |
화면에는 「팀의 기존 규칙이 있다면 맞춰 사용」이라는 안내가 함께 있습니다. 새 규칙을 만들기 전에 팀에서 이미 쓰는 방식이 있는지 먼저 확인하십시오.
이런 형태로 써 보세요
영상은 이름의 예를 화면에 보여 줍니다. 아래 두 예시는 영상에 나온 그대로입니다.
- 20261004_견적서: 날짜와 업무 이름을 앞에 둔 이름입니다.
- v03_검토중: 버전 번호와 상태를 붙인 이름입니다.
- 승인되면 상태 변경: 검토가 끝나 승인되면 이름의 상태 부분만 바꿉니다.
화면 아래에는 「실제 고객 개인정보는 불필요하게 넣지 않기」라는 주의도 적혀 있습니다. 파일 이름은 메일 제목이나 공유 알림에 그대로 노출되기 쉬우므로, 고객 이름이나 연락처 같은 정보는 이름에 넣지 않으시기 바랍니다.
공유 위치를 하나로 정합니다
이름을 맞춰도 파일이 여러 곳에 흩어져 있으면 소용이 없습니다. 영상은 위치를 세 가지로 나누라고 안내합니다.
- 작업 중 파일: 지금 고치고 있는 파일을 두는 곳입니다.
- 승인된 최신본: 공유하거나 보낼 파일은 여기에서만 꺼냅니다.
- 이전 버전 보관: 지난 버전은 지우지 않고 따로 둡니다.
화면은 「공유 권한과 링크 접근 범위도 확인」하라고 덧붙입니다. 승인된 최신본 폴더를 누가 볼 수 있는지, 링크를 가진 사람이 모두 열 수 있는지도 함께 살펴보십시오.
찾는 사람이 바로 알 수 있는지 확인합니다
마지막 장면은 파일을 찾는 사람의 입장에서 세 가지를 묻습니다.
- 언제 만든 것인가?
- 어떤 버전인가?
- 지금 써도 되는가?
이 세 질문의 답이 파일 이름과 위치에서 바로 보이면 됩니다. 다만 영상은 「파일명만으로 승인 사실을 만들지 않기」라고 밝힙니다. 이름에 「승인」이라고 적혀 있어도 실제 승인 기록이 따로 있어야 하며, 이름은 구분을 돕는 표시일 뿐입니다.
